Työnantajan kustantamat matkat verotuksessa

Liikematkat ulkomaille vähenivät merkittävästi pandemia-aikana matkustusrajoitusten takia. Etäpalaverit yleistyivät. Matkailu on jälleen palautumassa myös liikematkojen osalta. Nyt onkin hyvä ajankohta palauttaa mieleen verottajan ohjeistusta liittyen yrityksen kustantamiin matkoihin.

Työmatkan määritelmä ja kustannusten korvaukset

Työmatka on tilapäinen matka, joka tehdään työtehtävien takia. Verottajan ohje sanoo tarkemmin, että työmatka on tilapäinen matka, joka tehdään erityiselle työntekemispaikalle työtehtävien vuoksi. Erityinen työntekemispaikka on paikka, jossa palkansaaja työskentelee tilapäisesti.

Työnantaja voi korvata verovapaasti työmatkasta aiheutuneita kustannuksia. Työnantaja voi maksaa työmatkasta kilometrikorvauksia ja päivärahaa. Korvaukset ovat verottomia, jos ne perustuvat joko todellisiin kuluihin tai Verohallinnon vuosittaiseen päätökseen päivärahoista ja kilometrikorvauksista.

Verovapaasti korvattavia matkustamiskustannuksia ovat kaikki työmatkalla tehtyjen työhön liittyvien matkojen kustannukset. Verovapaata ei kuitenkaan ole korvaus palkansaajan työmatkan aikana tekemien vapaa-ajan matkojen kustannuksista.

Virkistysmatkat

Työnantajan järjestämä tavanomainen ja kohtuullinen, koko henkilökunnalle suunnattu virkistys- ja harrastustoiminta on työntekijöille verovapaa etu. Virkistys- ja harrastustoiminnalla tarkoitetaan lähinnä työnantajan etua silmällä pitäen toteutettavaa, koko henkilöstön viihtyvyyttä ja suorituskykyä tai työpaikan ihmissuhteita ylläpitävää ja parantavaa toimintaa, jolla ei ole mainittavaa henkilökunnan elantokustannuksia säästävää vaikutusta.

Virkistys- ja harrastustoiminnan tulee olla kustannuksiltaan kohtuullista, jotta etu voi olla verovapaa henkilökuntaetu. Kulujen kohtuullisuutta arvioidessa oleellista on työntekijäkohtainen vuosikustannus. Tarkkaa euromäärää verottajan ohje ei mainitse, mutta kohtuullisena kustannuksena voitaneen pitää muutaman sadan euron työntekijäkohtaista vuosikustannusta.

Tämän ohjeistuksen puitteissa koko henkilökunnalle suunnattu virkistysmatka on verovapaa henkilöstöetu.

Etätyömatkat

Työnantajien järjestämät etätyömatkat ovat yleistyneet, mutta onko työnantajan työntekijöilleen kustantama etätyömatka verovapaa etu? Edellä mainitut ohjeistukset on syytä pitää tarkasti mielessä etätyömatkaa suunnitellessa.

Edellä olevat ohjeet huomioiden esimerkiksi viikon pituisen etätyömatkan kustantaminen täysin verovapaasti ei todennäköisesti ole mahdollista. Pidempään matkaan sisältyy varmasti myös vapaa-aikaa, jota työnantaja ei voi verovapaasti korvata. Etätyömatkat onkin syytä miettiä tarkkaan etukäteen myös verotuksen näkökulmasta. Matkasta on syytä tehdä tarkka matkaohjelma. Matkan tulee olla työnantajan määräämä ja sen tulee liittyä yrityksen liiketoimintaan. Vapaa-ajan osuus matkasta tulee huomioida esimerkiksi työntekijältä perittävällä osuudella, tai huomioida se palkanlaskennassa.

Jos työnantaja antaa työntekijälle palkitsemistarkoituksessa matkan, on se verotettava palkkana.

Edustusmatkat

Asiakkaille, tavarantoimittajille ja muille liiketuttaville järjestetyt virkistysluonteiset matkat ovat edustusmatkoja. Jos matkan pääasiallinen tarkoitus on edustaminen, käsitellään matkasta aiheutuneita menoja edustusmenoina. Niitä ovat tällöin myös näiden matkojen isännyydestä aiheutuneet menot, kuten esim. yrityksen omien työntekijöiden matkakulut. Edustusmenoja ovat myös matkakulut esimerkiksi asiakasliikkeen juhlatilaisuuteen.

Edustusmenot eivät ole vähennyskelpoisia arvonlisäverotuksessa ja tuloverotuksessa edustusmenoista on vähennyskelpoista 50%.